Uvođenje poslovnog informatičkog sustava izuzetno je složen proces, čak i kad se radi o malom poduzeću. Potrebno je obuhvatiti sve karakteristike samog poduzeća, način na koji je poduzeće- korisnik povezano sa svojim partnerima, te zakonodavne aspekte poslovanja. Isto tako nije zanemariv utjecaj raspoloživih resursa i tehnologije. Ti zahtjevi često su puta stvarno ili naizgled kontradiktorni. Međutim, pravilnim pristupom (metodologija) moguće je pomiriti sve zahtjeve i izgraditi funkcionalan i koristan informacijski sustav usklađen s poslovnim ciljevima.

Zašto trebamo metodologiju?

Svaki projekt, pa tako i informatički, definiran je s tri ključne varijable: vrijeme, novac (budžet) i funkcionalnost. Nadalje, raspoloživi resursi direktno utječu na varijable vrijeme i novac. Kvalitetno planiranje projekta i aktivno praćenje realizacije od izuzetnog je značenja za uspjeh projekta, tj. da se projekt završi u planiranom vremenu, u okviru predviđenog budžeta i da se realiziraju sve ugovorene funkcionalnosti. Za planiranje i praćenje izvršenja projekta uspostavlja se PMO (Project Management Office). Njegova je uloga, osim planiranja projekta i praćenja izvršenja, praćenje promjena na projektu, koordinacija članova projektnog tima, izvještavanje sponzora projekta, te eskalacija problema. 

Ključna faza za uspjeh projekta je provedbe Analize zahtjeva i izrada funkcionalnih zahtjeva. To je osnovni dokument koji jasno pokazuje stanje iz kojeg smo krenuli i finalno stanje koje moramo postići. Općenito vrijedi pravilo: što bolji (precizniji) dokument specifikacije zahtjeva to je manje problema kod implementacije i značajno manje induciranih troškova u eksploataciji sustava. Iskustva govore da je faktor uštede 1:5, tj. da 1 sat uložen u Analizu kasnije štedi 5 sati kod uvođenja i eksploatacije sustava.

Sam proces implementacije (uvođenja) ERP rješenja sastoji se od više-manje standardnih aktivnosti. Na slici lijevo to je simbol označen kao PMO.

Prvi korak je instalacija programskog rješenja. Nakon toga slijedi postupak parametrizacije (setup) kojim se utječe na ponašanje cijelog sustava. Potom slijedi konverzija šifranata (kupci, dobavljači, artikli, zaposlenici, osnovna sredstva, …) te trening ključnih korisnika. Ključni korisnici po definiciji su oni korisnici koji imaju ovlasti za upravljanjem u dijelu poslovanja poduzeća. Po njihovim naputcima radi se prilagodba rješenja (customizacija). Isto tako oni vrše verifikaciju svake pojedine funkcije i rješenja u cjelini. Nakon podešavanja pristupnih prava (security) vrši se trening svih ostalih korisnika sustava prema njihovim konkretnim potrebama. Nakon obavljenog školovanja vrši se testiranje sustava, a za početak rada potreban je još samo prijenos početnih stanja (stanje konta glavne knjige, računa, inventura, otvorne stavke kupaca i dobavljača i stanje imovine).